Máy scan đã trở thành một thiết bị thiết yếu của văn phòng. Nó giúp lưu giữ thông tin và tiết kiệm thời gian giao dịch cũng như các chi phí văn phòng. Chính vì vậy, với 7 mẹo nhỏ dưới đây, sẽ giúp bạn biết được, chiếc máy scan nào là dành cho văn phòng của bạn .

1.      Hiểu rõ bạn cần gì ?

Biết được chính xác nhu cầu, kỳ vọng của mình sẽ giúp bạn xác định chính xác các tính năng mà bạn cần. Phổ biến trên thị trường có 2 loại : scan tài liệu và scan ảnh. Ngoài ra còn một số loại máy scan khác như : scan film, danh thiếp, sách, báo, bản đồ,…
Một số máy scan hiện nay có thể scan mà không cần máy tính, thậm chí có thể kết nối để gửi file đến điện thoại, wifi, email, mạng nội bộ,…  Bạn có thể lựa chọn máy scan kết hợp cả để bàn và di động nhờ thiết kế khay nạp giáy tự động.

                                      
                                                                                    Máy scan Kodak ScanMate i1150

Chi tiết hơn, bạn có thể xem xét kích thước tối đa, chất liệu giấy tờ và nội dung của chúng để biết rằng có cần thiết phải scan 2 mặt hay không.
Một số máy scan hiện nay có thể scan mà không cần máy tính, thậm chí có thể kết nối để gửi file đến điện thoại, wifi, email, mạng nội bộ,…  Bạn có thể lựa chọn máy scan kết hợp cả để bàn và di động nhờ thiết kế khay nạp giáy tự động.

Một số thương hiệu máy scan được đánh giá là tốt nhất trên thị trường, đáp ứng hầu hết nhu cầu thông dụng của đa số đối tượng như : Plustek, Fujitsu, HP, Kodak,…
 
2.    Bạn có cần khay scan phẳng (Flatbed) ?
 
Với các hình ảnh hoặc các loại giấy tờ dễ rách, bạn sẽ cần đến khay scan phẳng (loại máy scan mở nắp). Trên thực tế các loại giấy tờ này vẫn có thể scan trên các dòng máy có hỗ trợ khay nạp giấy tự động ADF, tuy nhiên việc scan lại gây ảnh hưởng xấu tới độ bền của giấy tờ, gây ra hiện tượng rách hoặc nhăn. May mắn là với các dòng máy scan đời mới đều được trang bị phụ kiện bảo vệ tài liệu mỏng giúp ngăn ngừa đáng kể hiện tưởng hư hỏng. Tuy nhiên, thay vào đó, chất lượng bản scan sẽ bị suy giảm.

                                               
                                                                                   Máy scan phẳng Plustek OB4800

3.      Bạn có cần khay nạp giấy thủ công ?
 
Nếu bạn có nhu cầu scan tài liệu thường xuyên, scan nhiều lần một trang  và liên tục trong thời gian dài thì bạn cần sử dụng khay nạp giấy. Việc lặp đi lặp lại thao tác mở nắp và đặt tài liệu vào khay kính phẳng liên tục sẽ tốn kém rất nhiều thời gian của bạn.

                                                
                                                                     Máy scan Plustek PS506U với khay nạp giấy tự động ADF

Khi đó, khay nạp giấy tự động ( ADF ) là giải pháp tối ưu. Bạn có thể scan toàn bộ tài liệu mà vẫn rảnh tay làm công việc khác được. Các dòng máy scan hiện nay đều có khay nạp giấy tự động lên đến cả trăm tờ đi kèm khả năng xử lý các giấy tờ dạng thẻ cứng.

4.      Bạn có cần scan 2 mặt ?

Scan 2 mặt là tính năng cho phép scan 2 mặt của một trang giấy cùng một lúc mà không phải đảo bản gốc. Nếu bạn có nhu cầu khay nạp giấy tự động, và tài liệu của bạn được in 2 mặt thì máy scan 2 mặt là lựa chọn tối ưu.

                                                 
                                                                                          Máy scan 2 mặt Plustek PS4080U

Đặc điểm các loại máy này là được trang bị 2 camera, do đó có thể sao chụp cùng một lúc 2 mặt của một tờ giấy cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, tuy nhiên giá thành sẽ cao hơn máy scan 1 mặt.

5.      Bạn mong muốn độ phân giải bao nhiêu ?

Đa số các dòng máy scan mới nhất đều mang lại chất lượng bản scan tương đối tốt. Chỉ với độ phân giải 200 điểm ảnh/inh (ppi) đã đủ mang lại chất lượng để tham khảo, 300 ppi là hoàn hảo với các nhu cầu khác nhau. Nếu bạn có nhu cầu scan ảnh chất lượng cao để in ấn hoặc cắt một phần bức ảnh thì độ phân giải 600ppi là quá đủ.

                                                       
                                                                        Máy scan Kodak i1120 với độ phân giải quang học 600ppi

Tuy nhiên, một số loại tài liệu đòi hỏi độ phân giải rất cao. Ví dụ nếu bạn muốn scan film hoặc âm bản 35mm để in với kích thước lớn thì độ phân giải tối thiểu phải là 4800ppi

6.      Kích cỡ tài liệu của bạn là bao nhiêu ?

Đây là một trong những điểm mà người mua dễ bỏ qua nhất, nhưng nó lại đóng vai trò rất quan trọng. Bạn có nhu cầu scan giấy khổ A4 hay A3 hay cả 2 ? lựa chọn đúng khổ giấy sẽ giúp bạn lựa chọn được dòng máy scan phù hợp, tránh lãng phí tiền bạc.

                                              
                                                                                        Máy scan A3 Plustek SN8016U


7.      Phần mềm đi kèm 
Để tạo ra sự khác biệt sản phẩm, mỗi hãng sẽ đi kèm các phần mềm chuyên biệt đặc trưng cho từng hãng. Một mặt giúp quảng bá cho sản phẩm, tăng doanh số, mặt khác như một tuyên bố bản quyền cho những chức năng chỉ có trên các máy của hãng đó.

                                                 
                                                                  Máy scan Plustek PS288 có thể nhận dạng kí tự quang học OCR

Tùy thuộc nhu cầu của bạn,  các phần mềm có thể bạn sẽ cần dùng đến như : chỉnh sửa ảnh, nhận dạng kí tự quang học (OCR), tạo file PDF có thể tìm kiếm, scan danh thiếp,…