Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, khi nhắc đến số hóa tài liệu thì nghĩ đây là việc vần thiết nhưng chưa quá quan trọng để đầu tư, hoặc thậm chí là lãng phí. Nhưng để đánh giá lãng phí hay là sự đầu tư hiệu quả, cần đánh giá trên nhiều khía cạnh để có cái nhìn khách quan với hoạt động số hóa tài liệu này.

Theo thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bẳng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc.
Nhìn vào các con số trên, chúng ta nhận thấy, các hoạt động kinh doanh hiện nay bị lệ thuộc nhiều vào văn bản giấy tờ, và các thông tin lưu trữ trên đó quyết định đến 70% sự thành công của giao dịch. Nhưng với công tác lưu trữ tài liệu ở các doanh nghiệp hiện nay (lưu trữ tài liệu bản cứng trong các giá, tủ để tài liệu) thì việc bảo đảm thông tin không bị mất cắp, hay hư hại là rất khó. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hiện tại cũng hạn chế việc khai thác, tái sử dụng thông tin trong doanh nghiệp bởi thời gian tìm kiếm thông tin bị kéo dài, dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút.

Số hóa tài liệu ra đời chính là giải pháp khắc phục các nhược điểm của việc lưu trữ thông tin truyền thống, đưa ra cho doanh nghiệp phương án khai thác thông tin hiệu quả và nâng cao chất lượng công việc.
Do xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về số hóa tài liệu nên nhiều doanh nghiệp vẫn còn hiểu chưa đúng như sau:

• - Số hóa tài liệu chỉ đơn thuần là scan tài liệu từ bản cứng thành bản mềm, rồi lưu trữ trên máy tính cá nhân vậy thì chỉ đầu tư 1 máy scan vài triệu là doanh nghiệp có thể tự số hóa. Nhưng đối với một quy trình số hóa bao gồm nhiều khâu, nhiều bước thì bước scan tài liệu bản cứng thành bản mềm để lưu trữ chỉ là một khâu nhỏ trong quy trình tổng thể lớn. Và trong quy trình số hóa tài liệu này, các khâu quan trọng hơn cả lại là quản lý, vận hành, khai thác tài liệu sau scan thế nào, để thông tin được khai thác hiệu quả.
• - Số hóa tài liệu phải đầu tư một chi phí lớn (con người, thiết bị, máy móc…) như vậy thật sự lãng phí, vì doanh nghiệp thấy hiện tại khâu quản lý lưu trữ của họ tuy không tối ưu, nhưng chưa phát sinh vấn đề gì lớn, không cần phải đầu tư. Nhưng thực sự, số hóa là một hoạt động đầu tư sinh lợi lâu dài cho doanh nghiệp. Nó giải quyết trước các vấn đề tiềm ẩn mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải khi hoạt động lâu dài đó là: hạn chế việc khai thác thông tin do khối lượng thông tin tài liệu quá nhiều, mất mát thông tin do việc quản lý, lư trữ hạn chế,…Hiện nay, trên thế giới hoạt động số hóa được áp dụng rộng rãi, còn ở Việt Nam, các doanh nghiệp bị hạn chế về quy mô, tài chính nên chưa quan tâm đến hoạt động này. Nhưng các doanh nghiệp muốn hội nhập xu hướng phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh đều cần quan tâm và đầu tư cho hoạt động số hóa tài liệu.
• - Số hóa tài liệu có thể làm lộ các thông tin quan trọng của doanh nghiệp ra bên ngoài. Thực tế, việc này chỉ xảy ra nếu doanh nghiệp thuê các đơn vị làm dịch vụ kém chất lượng, chưa có kinh nghiệm triển khai. Đối với các đơn vị làm dịch vụ số hóa tài liệu lớn như FSI (đơn vị đã được cấp chứng nhận an ninh thông tin ISO/IEC 27001) thì việc bảo mật thông tin là an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mua thiết bị, phần mềm số hóa và tự triển khai để đảm bảo thông tin được nguyên vẹn.

 

Nhìn chung, hiện nay, số hóa tài liệu không còn là chi phí lớn. Bởi trước đây, các phần mềm số hóa và quản lý tài liệu chủ yếu được viết bởi doanh nghiệp nước ngoài, nên chi phí chuyển giao lớn, support hỗ trợ khó khăn. Hiện nay, các doanh nghiệp trong nước đã quan tâm và đâu tư nhiều cho hoạt động nghiên cứu phát triển phần mềm số hóa.Một trong các phần mềm được đánh giá cao hiện nay là phần mềm DocPro – Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro.
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro do FSI nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

• - Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và Quản lý những thông tin được thu nhận này.
• - Quản lý luồng công việc, bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
• - Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt
• - Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
• - Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
• - Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
• - Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng... giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

Xem thêm về sản phẩm tại: http://docpro.vn/
Phần mềm DocPro có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng và chi phí đầu tư rất thấp với bản miễn phí cho các nhu cầu số hóa cơ bản. Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử tại:http://docpro.vn/dangky
Bên cạnh đó, nhằm giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiếp cận giải pháp số hóa tài liệu một cách dễ dàng, từ ngày 14/03/2016 đến hết tháng 6/2016, FSI thực hiện chương trình scan miễn phí đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nội dung như sau:

• - Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hội viên chính thức của hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội và Việt Nam
• - Số lượng tài liệu scan miễn phí:5000 trang tài liệu
• - Địa điểm triển khai: Tại địa điểm của FSI
• - Miễn phí cài đặt phần mềm quản trị tài liệu Docpro.